e-Gov電子申請の導入!初心者でも電子申請が簡単に

初心者向けに、雇用保険や社会保険のe-Gov電子申請導入方法を細かく解説しています。

電子証明書の取得、パソコンの設定などの初期設定を説明しています。

e-Govで電子申請を始めようと思っている方はぜひご覧ください。

電子証明書の取得

電子証明書とは

電子証明書は、電子申請の申請書などに電子署名をするために必要なものです。

電子証明書は書面(紙ベース)の手続きでいえば「実印」と「印鑑証明書」に例えられます。

つまり、会社が行政手続きをオンライン申請するときに、会社(申請人)の本人確認をオンラインで行うための証明書です。

電子証明書はどこから入手する?

まず、会社が電子証明書を発行する機関である「認証局」から電子証明書の発行を受けます。

発行には通常1週間~2週間程度の期間が必要です。

公的機関や民間が運営する「認証局」のリストは「e-Govで利用可能な電子証明書と主要手続一覧」(e-Govホームページより)にまとめられています。

法務局が発行する電子証明書の取得方法

上記リンク先の1番目の「商業登記に基づく電子認証制度(電子認証登記所)」では、簡単3ステップで申請できます。

Step1:申請書等の作成

法務省ホームページからダウンロード(無償)

Step2:会社・法人の管轄登記所へ申請(郵送可)

管轄登記所が分からない人はこちら(法務局HP内の管轄のご案内

Step3:電子証明書の取得

登記所で交付されたシリアルナンバーを使い電子証明書をダウンロード。

原則、その日のうちに取得することが可能です!

電子証明書の手数料

電子証明書は、証明期間に応じて手数料が必要になります。

法務省の「商業登記に基づく電子認証制度(電子認証登記所)」では、1年契約で7,900円/年です。3年契約にすると16,900円(約5,600円/年)です。

電子証明書の形式:ファイル形式かICカード形式か

電子証明書は認証局によって、「ファイル形式」または「ICカード形式」、もしくは両方の形式で発行されます。

ファイル形式では、複数のパソコンで同時に利用ができますが、複製ができるので、電子証明書を使うパソコンへのセキュリティ対策が重要になります。

ICカード形式では、ICカードリーダーが別途必要になりますが、複製ができませんので、印鑑と同様に目に見える確実な管理が可能です。

e-Govで利用可能な電子証明書と主要手続一覧(e-Govホームページより)
上記リンク先の1番目の「商業登記に基づく電子認証制度(電子認証登記所)」では、ファイル形式で提供されていますが、2番目の「AOSignサービス(日本電子認証株式会社)」ではICカード形式で提供しています。

照合省略に係る申出

雇用保険の手続きについて、法定3帳簿の「労働者名簿」「出勤簿」「賃金台帳」の確認が省略できる照合省略事業所に指定されている会社の場合、最初に電子申請をする前に行って頂きたい手続きです(初回のみ)。

電子申請利用の際の確認書類の照合省略に係る申出書」を管轄のハローワークに提出して、電子申請手続きでも照合省略事業所の指定を受けます。時期にもよりますが、申出から指定まで1ヶ月くらい要すると見込んだほうが良いと思います。ですので、電子申請をすると決めたら、早めにハローワークに提出しましょう。

この申出をしないと、紙媒体の申請では法定3帳簿の添付が不要だったのに、電子申請では添付を求められることになります。

参考:電子申請における添付書類一覧 e-Govホームページより

パソコンの設定

社内システム環境の確認

まず、社内ネットワークの維持管理上、自由に設定変更やプログラムのインストールができない場合があります。

例えば、e-GovではJavaの最新版のインストールを推奨していますが、社内ネットワーク環境によっては、端末へ最新のJavaをインストールすることが良くないケースもあります。

電子申請を導入する際には、会社のシステム管理者と相談の上、実行してください。

e-Gov電子申請の設定

設定はe-Govホームページの「電子申請トップページ」から行います。

導入マニュアルは各所から紹介されていますが、総務省 行政管理局作成の「社会保険労務士&事業主のためのオンライン申請入門講座-利用準備編-」が一番分かりやすいと思います。

これを印刷あるいは別画面で参照しながら、パソコン設定の作業をしましょう。

パーソナライズの開設

利用準備ができれば、e-Govホームページの「電子申請トップページ」の右上にある「パーソナライズ」から、「パーソナライズの開設」(ID/パスワード登録)をしましょう。

これは、e-Govホームページの中にマイページを作成するようなもので、よく利用する手続きのブックマークや、これまでに行った手続きの処理状況の確認、電子公文書の取得がスムーズに行えます。

まとめ

今回は、初めて雇用保険・社会保険手続きのための電子申請の導入方法について説明しました。

・電子証明書の取得

・照合省略の申出(オプション)

・パソコンの設定

一度設定すれば、時々Javaのアップデートをする程度で、手間はかかりません。

ぜひこれを機会に導入をして頂ければと思います。